25 Jul, 2018

Vida de oficina: 4 Trucos para que te respondan los correos

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Hay muy pocas cosas más frustrantes en el trabajo que enviar un mail y no recibir respuesta. Uno espera, espera, y espera. Y… nada. Especialmente cuando uno está a la expectativa de soluciones o información necesaria para poder avanzar en un proyecto concreto. Las no-respuestas o las demoras en contestar pueden significar importantes desafíos en el día a día laboral.

Te compartimos algunos trucos que pueden ayudarte a conseguir eso tan preciado: una respuesta oportuna.

Piensa en el receptor del mensaje

Tené en cuanta la persona que lo recibe. ¿Tiene toda la información que necesita para contestarte? ¿Conoce el problema que le estás hablando? ¿Tiene autoridad o jerarquía para responderte o necesitará hablarlo con alguien más? Te recomiendo leer en voz alta el email, y volverlo a leer para ver si la persona que lo recibirá lo interpretará de la misma manera que vos. Se directo: Si necesitas números para terminar un informe, escribí eso que necesitás en negrita. Si lo que necesitás es más de una cosa (o información detallada), una buena manera de pedirlo es a través de la utilización de viñetas.

Más es mejor

Incluir en los emails a más personas termina siendo más efectivo que mandar emails individuales. Las personas suelen ser más propensas a responder cuando están copiadas.

En el caso de requerir información de las personas copiadas en el mail, una forma de involucrar a todos es estructurar el mail de manera que quede bien claro lo que se necesita de cada persona. Así, todos saben qué información debe cada uno. Además, ninguno puede alegar que nunca le llegó el mail, cuando el resto lo recibió perfectamente.

Piensa en un asunto informativo y atractivo

Algo así como sucede con el título de un artículo, todo dependerá de lo que decidas escribir en el asunto del correo. El asunto debe ser “cortito y al pie”, como decimos de manera informal.  Si tenés un deadline y necesitás que tus compañeros definan si se anotan o no al after office que estás organizando, un buen asunto sería: “Última oportunidad: Anotate ya para el after office de este viernes”. Con eso, los que recibieron el mail tienen toda la información que necesitan en el título del mail. De qué se trata el mail y su urgencia.

La realidad es que muchas veces andamos a las corridas y solo escaneamos con la vista la lista de correo para ver si hay alguna urgencia. Con los asuntos correctos deberías tener todos los datos necesarios para tomar la decisión de abrirlos (o no). ¿Lo abrís ahora o lo respondés después?

Confirmación de lectura: ¿Sí o no?

Esta herramienta que se puede activar te permite saber en qué momento exacto la otra persona abre el mail que le mandaste. Eso lo pone al otro en una posición ciertamente incómoda si decide no responder. Puede servir para aquellas personas con las que tenés cierto grado de confianza para mostrar el grado de importancia que tenés de que se responda el mail. Puede servir, en especial, para aquellos que nunca responden o tardan considerablemente en contestar. Por supuesto, si después de varios días u horas (depende de la urgencia) sigue sin contestar lo mejor será levantar el teléfono y solucionar la emergencia desde otro canal.

A pesar de todos estos trucos seguramente haya muchísimos mails que nunca serán respondidos. No te hagas mala sangre. Nos pasa a todos. Que nuestros colegas y compañeros no respondan los mails es uno de los desafíos más apremiantes de la vida en la oficina.

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